Wat is BYOD?
Elke organisatie heeft de keuze om bedrijfsapparatuur aan het personeel toe te reiken of hen hier zelf over te laten beslissen. Kiezen voor een Bring Your Own Device beleid houdt in dat werknemers privé apparatuur zakelijk kunnen gebruiken. BYOD heeft betrekking op mobiele apparatuur als smartphones, laptops en tablets die gebruikt worden om verbinding te maken met organisatienetwerken en andere werkgerelateerde systemen.
Een dergelijk beleid volgt de trend Consumerization of IT. Dit is een nieuwe ontwikkeling waarbij in een organisatie gebruik wordt gemaakt van de apparatuur, de cultuur en het gedrag van de consumenten. Nieuwe technologieën die door de gebruikers thuis worden omarmd worden vervolgens door de organisatie geïmplementeerd.
De meerwaarde van BYOD
1. Productiviteit en motivatie
De belangrijkste meerwaarde van BYOD is dat het kan zorgen voor een toename in productiviteit en motivatie. Dit wordt ingegeven door het feit dat personeel vaak over betere, nieuwere en snellere apparatuur beschikt dan hetgeen dat door de werkgever kan worden aangeboden. Naast dat zij kunnen werken met nieuwere apparatuur, heeft onderzoek ook uitgewezen dat wanneer werknemers de mogelijkheid hebben om hun eigen apparatuur te kiezen de tevredenheid zal toenemen. Zij zijn namelijk gewend om met de deze apparatuur te werken.
2. Kostenbesparing
Daarnaast neemt een BYOD-beleid op het eerste gezicht ook kostenbesparingen met zich mee, omdat de vergoeding die wordt verstrekt vaak lager is dan de aanschafwaarde van een device. De kostenbesparing wordt met name gegenereerd als ook het onderhoud en zelfs abonnementen en andere bijkomende kosten voor rekening van de medewerkers gaan.
3. Mobiel werken
Steeds meer organisaties werken met flexibele werktijden en BYOD geeft werknemers de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken. Het kunnen werken op deze mobile devices zorgt ervoor dat medewerkers zowel onderweg, thuis of op kantoor hun werkzaamheden kunnen verrichten. Naast een verhoogde productiviteit en motivatie blijkt de mogelijkheid om mobiel te kunnen werken voor werknemers een veelgenoemd argument bij de keuze van een werkgever.
De nadelen van BYOD
1. Informatiebeveiliging
Er zijn ook verschillende redenen om van een BYOD-beleid af te zien. De belangrijkste reden hiervoor is het garanderen van de informatieveiligheid. Dit is vaak lastiger bij een BYOD-beleid, wat wordt ingeven door een tweetal factoren:
Grote diversiteit aan apparatuur
Door de grote diversiteit aan apparatuur is er daarmee ook een grote diversiteit aan besturingssystemen en toepassingen. Buiten het feit dat het device niet door de organisatie wordt beheerd, is de kans dat een veiligheidsupdate wordt vergeten enorm en speelt daarmee mogelijke cyberaanvallen juist in de kaart.
Dataverwijdering
Wanneer een device gestolen wordt of kwijtraakt, kunnen belangrijke zakelijke gegevens verloren gaan of lekken. Ook als een medewerker bijvoorbeeld uit dienst treed is het lastig om alle aanwezige data gegarandeerd te verwijderen en moet hiervoor een beleid aanwezig zijn dat dit op afstand mogelijk is.
2. Mogelijke verborgen kosten
De kosten bij een BYOD-beleid beperkt zich niet tot de (maandelijkse) vergoeding die wordt verstrekt. Rekening moet worden gehouden met de Total Cost of Ownership van een device. De kosten voor een device bestaat slechts voor 20% uit aanschafkosten, terwijl de overige 80% aan gebruikskosten kan worden toegekend. Maar liefst 30% van de gebruikskosten bestaat uit inefficiëntiekosten wat wordt veelal wordt ingegeven door een grote diversiteit aan apparatuur. Afhankelijk van hetgeen wat er is afgesproken met medewerkers, kunnen kosten voor support en onderhoud door een grotere diversiteit aan apparatuur aanzienlijk toenemen.
3. Onduidelijke regelgeving
Ook de juridische complicaties mogen niet worden onderschat bij een BYOD-beleid. In geval van verlies of een datalek is het nog onduidelijk wie er verantwoordelijk is, het bedrijf of de werknemer? Aangezien BYOD een redelijk nieuw fenomeen is het voor wat betreft de regelgeving een grijs gebied. Dit is een te groot risico wat vele organisaties liever niet willen riskeren.
Overwegingen voor een BYOD-beleid
De afweging om wel of niet te kiezen voor een BYOD-beleid zal bij iedere organisatie anders zijn. Belangrijk is om bij een BYOD-beleid in ieder geval de volgende vragen te beantwoorden, zodat je als organisatie een weloverwogen keuze kunt maken:
- Zijn medewerkers meer tevreden bij het gebruiken van hun eigen device of zijn ze net zo tevreden als ze kunnen kiezen uit een vooraf geselecteerde lijst met nieuwe devices?
- Hoe gaat de IT-afdeling alle devices efficiënt managen met het oog op de informatiebeveiliging?
- Hoeveel kosten worden er daadwerkelijk bespaard als een BYOD-beleid wordt ingevoerd?
- Wie is er aansprakelijk als een device kwijt raakt en belangrijke informatie wordt gelekt of in verkeerde handen terechtkomt?
- Hoe kan alle data gegarandeerd verwijderd worden als een medewerker bijvoorbeeld uit dienst treed?
Aangezien er nog veel onzekerheid rest op bovenstaande vragen vinden organisatie een CYOD-beleid een goed alternatief voor een BYOD-beleid. Hierbij genieten de medewerkers nog steeds een zeker mate van keuzevrijheid, maar zijn de devices in het kader van de informatieveiligheid beter te managen door de IT-afdeling. Lees hier meer over wat CYOD is, wat de voor- en nadelen zijn en wat de belangrijkste overwegingen zijn voor een CYOD-beleid.
