Wat is COPE?
COPE is één van de twee policies die een organisatie kan voeren bij een Choose-Your-Own-Device beleid. Hierbij mag de werknemer kiezen uit een vooraf door de organisatie geselecteerde lijst met devices. Het device wordt aangeschaft en beheerd door de organisatie, maar mag door de werknemer ook voor privédoeleinden gebruikt worden.
Flexibel werken is niet alleen een trend, het is de realiteit. En het wordt door driekwart van de Nederlandse bedrijven omarmd. Dit komt door de vele voordelen, waaronder een verhoogde productiviteit. Daar is bijvoorbeeld sprake van als werknemers onderweg al hun mailbox checken op de smartphone. Maar het is voor bedrijven vaak lastig om werknemers helemaal te vertrouwen wanneer het gaat om smartphones of tablets. Want: hoe bescherm je kostbare bedrijfsgegevens tegen malware?
Daar zijn verschillende opties voor, waaronder COPE (corporately-owned, personally-enabled). Dit is één van de twee policies die gevoerd kan worden als er wordt gekozen voor een CYOD (choose your own device) beleid. Dit houdt in dat het bedrijf zijn medewerkers laat kiezen uit een beperkte lijst van devices die door ICT goedgekeurd zijn wat betreft security, betrouwbaarheid en duurzaamheid. Medewerkers mogen het apparaat dan ook gebruiken voor privézaken.
De meerwaarde van COPE
COPE wordt vaak gebruikt in grote bedrijven. Daar betaalt de werkgever voor de smartphones van werknemers wat betekent dat het bedrijf de eigenaar blijft van het device. Wat hier het grote voordeel van is, is dat je als werkgever meer zeggenschap hebt over het (gewenste) gebruik van het device. Zo kunnen in de telefoon applicatiecontroles worden geïntegreerd en kun je gemakkelijker overgaan tot het op afstand wissen van inhoud in geval van verlies of diefstal.
Het invoeren van die beveiligings- en applicatiemanagement protocollen wordt vereenvoudigd door het vooraf configureren van het apparaat. COPE vergemakkelijkt bovendien het werk voor de helpdesk vanwege de inzet van dezelfde hardware voor elke werknemer. Hierdoor worden kosten bespaard.
Voor de medewerker is zo’n device wat door de werkgever wordt betaald een leuk extraatje. Ze kunnen het device namelijk ook persoonlijk gebruiken en hoeven niet meerdere devices te gebruiken. Kort samengevat geeft COPE dus de werkgever de gelegenheid om eisen te stellen, bijvoorbeeld aan modellen en technische prestaties, zonder het gebruik in de privésfeer te reguleren. Door de controle te houden over de platformkeuze wordt beheer door de IT-afdeling vereenvoudigd en de kans op beveiligingsproblemen verminderd.
Nadelen van COPE
Echter er kleven ook een paar nadelen aan het COPE beleid. Er kunnen mogelijk productiviteitsproblemen zijn omdat er minder keuzevrijheid is dan bij een BYOD (Bring-your-own-device) beleid. Daarnaast is het bedrijf volledig verantwoordelijk als het gaat om het volhouden van innovatie. Het bedrijf moet bijvoorbeeld zelf bepalen wanneer het tijd is voor nieuwe toestellen voor de werknemers.
Daarnaast moet er een monitoringsbeleid zijn om over de devices toezicht te houden. Hiervoor kan bijvoorbeeld een Mobile Device Management systeem uitkomst bieden. Ten slotte moet niet worden vergeten dat COPE een lange implementatietermijn heeft, langer dan wanneer een zakelijk devices niet voor privé doeleinden gebruikt mag worden.
Laatste overweging
Wanneer er dus wordt gekozen voor CYOD, met als policy COPE, kiezen medewerkers uit een lijst met apparatuur die door de organisatie wordt aangeboden. Bij een BYOD beleid nemen werknemers hun prive device mee om deze tevens voor hun werk te gebruiken. Voor meer informatie over het verschil tussen BYOD, CYOD en COPE en de voordelen en nadelen ervan, raadpleeg ons kennisartikel ‘Waarom als organisatie kiezen voor CYOD in plaats van BYOD?’.
