Hybride werken: de betekenis, voordelen en strategieën voor werkgevers

Wat is hybride werken?

‘Hybride werken is een flexibel werkmodel waarbij werknemers deels op kantoor en deels op afstand werken. Dit gebeurt vaak vanuit huis maar kan uiteraard ook vanaf een andere locatie.’

Een korte introductie

Uit een onderzoek van Accenture blijkt dat 58% van de respondenten al tijdens de coronapandemie hybride heeft gewerkt. Deze werknemers rapporteerden een betere mentale gezondheid, sterkere werkrelaties en minder burn-out klachten dan mensen die volledig op locatie of volledig op afstand werkten. Bovendien gaf 83% van de respondenten aan dat een hybride werksituatie het beste zou zijn voor de toekomst.

Maar wat willen de werknemers dan?

Werknemers willen het beste van twee werelden: 73 procent van de werknemers wil dat flexibele mogelijkheden voor werken op afstand blijven bestaan, terwijl 67 procent aangeeft meer persoonlijk contact te willen met hun team of afdeling. Om hierin tegemoet te komen overweegt 66 procent van de zakelijke besluitvormers om kantoorruimtes opnieuw in te richten waarbij de ‘ontmoeting’ centraal staat, blijkt uit onderzoek van Microsoft.

De gegevens spreken voor zich: extreme flexibiliteit en hybride werken zullen de post-corona werkplek definiëren.

Voordelen van hybride werken

Als hybride werken goed wordt uitgevoerd, biedt het een groot aantal voordelen voor zowel werknemers als werkgevers. Deze zijn respectievelijk:

• Het trekt toptalent aan: als de meeste werknemers voorstander zijn van hybride werken, zult u goede werknemers aantrekken én behouden;
• Het versterkt uw merkimago: door hybride werken aan te bieden laat u zien dat u een flexibele, vooruitdenkende cultuur hebt waarin vertrouwen centraal staat in plaats van controle;
• Het maakt werknemers gelukkiger: met hybride werken hebben werknemers meer controle over hun leven en hun fysieke en mentale welzijn. Gelukkige werknemers zijn in de regel productiever, en leveren daarom meer op voor het bedrijf;
• Het is goedkoper om een hybride werkplek te faciliteren: u hoeft minder uit te geven aan kantoorruimte en energierekeningen. Daarnaast besparen werknemers geld op reiskosten en op maaltijden;
• Het is duurzamer: werknemers hoeven niet iedere dag op kantoor aanwezig te zijn waardoor reisbewegingen worden beperkt. Zeker wanneer werknemers met de auto naar het werk gaan bespaart het een hoop CO2-uitstoot.

De 4 verschillende hybride werksituaties

Een hybride werkomgeving bestaat altijd uit het werken op kantoor en het werken op afstand. Hierbij onderscheiden we vier verschillende werksituaties. Deze zijn tot stand gekomen door naar werknemers te luisteren over hoe ze graag willen werken, de technologie die ze daarvoor nodig hebben en hoe ze de beste resultaten voor het team en de afdeling kunnen leveren. Hieronder worden deze situaties verder toegelicht:

1. Office first, nauwelijks werken op afstand

Van werknemers wordt verwacht dat ze elke dag op kantoor aanwezig zijn. Vanuit hier vinden ook de dagelijkse werkzaamheden plaats en worden vergaderingen, trainingen, briefings en samenwerkingsverbanden bijgewoond. Door het inzetten van goede technologie en connectiviteit kunnen mensen ‘s avonds en in het weekend op afstand werken, of als ze door persoonlijke omstandigheden niet naar kantoor kunnen komen. Werknemers die niet elke dag aanwezig zijn, missen hierdoor enigszins de bedrijfscultuur en de real-time bijdrage aan beslissingen en acties.

2. Office first, inclusief werken op afstand

De dagelijkse werkzaamheden vinden grotendeels nog steeds plaats op kantoor. Taken worden vanuit daar gebrieft en opgestart, maar werknemers kunnen wel een vast aantal dagen per week thuiswerken. Werk waar ze zich zelfstandig op kunnen richt kunnen mensen mee naar huis nemen, maar het kantoor is nog steeds beschikbaar voor als men op kantoor wil werken, er samengewerkt moet worden of bij belangrijke vergaderingen.

3. Digital first, met fysieke werkplek

Het bedrijf heeft een fysiek kantoor, maar dit is niet meer de spil: dat is de technologie. Leiderschap, samenwerking, productiviteit en cultuur worden voornamelijk geleverd via digitale tools, die iedereen, overal kan gebruiken. De norm is thuiswerken, waarbij je alleen naar kantoor komt om collega’s, klanten of leveranciers te ontmoeten.

4. Digital first, zonder fysieke werkplek

In dit model gebeurt alles digitaal: er is geen vaste werkplek, hoewel naar behoefte kantoorruimte kan worden gehuurd. De technologie moet van topklasse zijn om dit model soepel te laten werken. Collega’s zullen elkaar niet vaak persoonlijk ontmoeten, maar nagenoeg altijd digitaal.

Het inrichten van de werkplek

In de oude situatie werd uitsluitend op kantoor gewerkt. Dit betekent dat werkplekken zo waren ingericht dat werknemers daar optimaal hun dagelijkse werkzaamheden konden uitvoeren, konden vergaderen en konden samenwerken. In een nieuwe situatie ziet dit er vaak anders uit. Aangezien de het inrichten van de werkplek deels afhankelijk is van het type hybride werksituatie, gaan we in deze situatie uit van een office first benadering, inclusief werken op afstand. Hierbij werkt een werknemer bijvoorbeeld drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis.

De ideale thuiswerkplek bij een hybride werkomgeving

We kennen het allemaal: werken aan de keukentafel op een stoel die eigenlijk niet zo lekker zit. Dit kan op den duur vervelende gevolgen hebben voor werknemers. De kans is namelijk groot dat ze te maken krijgen met fysieke klachten, zoals rug-, nek- en schouderklachten. Zowel voor werknemers als werkgevers is het daarom enorm belangrijk dat een thuiswerkplek op de goede manier wordt ingericht. Hieronder staan drie belangrijke aspecten benoemd:

1. Creëer een fijne werkomgeving: om productief te kunnen werken is het belangrijk om een prettige werkomgeving te hebben waar de werknemer zo min mogelijk wordt afgeleid. Een aparte ruime is hiervoor de beste oplossing. Is deze ruimte niet beschikbaar? Probeer dan toch de meest rustige plek in huis te zoeken waar een vaste werkplek kan worden ingericht.
2. Zorg voor een ergonomische werkplek: om fysieke klachten te voorkomen is het belangrijk om werknemers te voorzien van de juiste kantoorbenodigdheden. Denk bijvoorbeeld aan een zit-sta bureau, een goede bureaustoel, monitor, muis en toetsenbord.
3. Voorzie de werkplek van de up-to-date technologie: om productief te kunnen werken is het belangrijk dat werknemers beschikken over up-to-date technologie. Enerzijds zit dit hem in de hardware, anderzijds in de tools de gebruikt kunnen worden om op afstand effectief (samen) te werken. Bij hardware kan gedacht worden aan een laptop. Deze kan dan zowel op kantoor als thuis worden gebruikt. Maar ook een goed werkende monitor, webcam, toetsenbord en muis is natuurlijk belangrijk. Daarnaast is het belangrijk om samenwerkingstools ter handen te stellen zodat ook digitaal goed kan worden samengewerkt. Denk bijvoorbeeld aan tools zoals Office 365 en Microsoft Teams. Uiteraard mag niet vergeten worden dat een goede wifi verbinding belangrijk is om dit te kunnen doen.

Het ideale kantoor bij een hybride werkomgeving

Waar medewerkers vroeger op kantoor kwamen om hun eigen taken uit te voeren, zullen ze nu vaker naar kantoor komen om collega’s, leveranciers en klanten te ontmoeten. Dit vraagt ook om een andere inrichting van het kantoor. Hieronder zijn verschillende aandachtspunten uitgewerkt voor het inrichten van een kantoor bij een hybride werksituatie.

1. Creëer de juiste ontmoetingsruimten: zoals eerder staat beschreven zullen medewerkers naar kantoor gaan om elkaar, klanten of leveranciers te ontmoeten. Daarom is het belangrijk verschillende typen ontmoetingsruimten te faciliteren, passend bij iedere situatie. Denk bijvoorbeeld aan gezellige zithoekjes, brainstormruimten (huddle rooms) en vergaderruimten.
2. Stel (flex)werkplekken beschikbaar: natuurlijk is het zo dat veel taken vanuit huis kunnen worden uitgevoerd, maar toch moeten er voldoende werkplekken beschikbaar zijn om dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Er zullen altijd mensen zijn die liever op kantoor werken, omdat hun thuissituatie daar bijvoorbeeld om vraagt. Ook zijn werknemers vaak niet de hele dag aan het vergaderen of aan het samenwerken. Net als thuis is het belangrijk om deze zo in te richten dat er ergonomisch gewerkt kan worden en dat de werkplek ook voorzien is van alle benodigde technologie.
3. Voorzie ruimten en werkplekken van up-to-date technologie: wanneer alle ruimtes worden voorzien van de juiste technologie zal dat de samenwerking ten goede komen. Denk bijvoorbeeld aan digiborden, displays, audiosystemen maar ook aan oplossingen voor videoconferencing. Kwalitatief goede werkplekken worden qua technologie hoofdzakelijk voorzien van een goede laptop, monitor, muis, toetsenbord en andere randapparatuur. Afhankelijk van de wensen en behoeften van de werknemers kan er bijvoorbeeld ook gekozen worden om met twee monitoren te werken.

Hoe kan ik continu blijven investeren in deze technologie?

Het investeren in zowel goede technologie voor de thuiswerkplek als in de benodigde technologie voor op kantoor is essentieel voor het goed functioneren van een hybride werkmodel. Of het nu gaat om laptops en monitoren voor thuis of om de inrichting van ontmoetingsruimten en vergaderruimtes: de technologie moet up-to-date blijven.

Toch is het voor veel organisaties lastig om een up-to-date werkomgeving te waarborgen en daar een strategie voor te voeren. Daarom hebben we in de whitepaper ‘Overwegingen voor een IT-vernieuwingsstrategie’ onder andere verder uitgewerkt hoe u enerzijds continu kunt blijven investeren in nieuwe technologie, terwijl u anderzijds op kosten kunt besparen. Tot slot leest u ook hoe uw collega’s een proactieve vernieuwingsstrategie zullen ervaren wanneer deze is doorgevoerd.

Overwegingen voor een IT-vernieuwingsstrategie

Deze whitepaper is ervoor bedoeld om organisaties te ondersteunen bij het kiezen van een goed doordachte IT vernieuwings- en financieringsstrategie.

Whitepaper downloaden

Handige tips voor werkgevers

Waarbij hybride werken tijdens de coronapandemie een hot item was, is het voor werknemers niet meer zo speciaal als voorheen nu alles weer normaliseert. Zeker, werken op afstand zal nog steeds deel uitmaken van de banen van de meeste mensen, en een cultuur van flexibiliteit is een geweldige basis voor vooruitstrevende bedrijven om klaar te zijn voor alles in deze onzekere wereld. Echter, hoe hybride werken in de toekomst ook uitpakt, bij het volgen van onderstaande tips kunt u als werkgever op alles voorbereid zijn:

• Zet werknemersflexibiliteit centraal: dit vereist een combinatie van kwalitatieve technologie, fysieke werkruimte, en beleid dat mensen – hun behoeften, wensen en welzijn – centraal stelt bij de besluitvorming;
• Creëer werkomgevingen die samenwerken bevorderen: of het nu de online ervaring is of een fysiek kantoor dat het waard is om naartoe te reizen;
• Geef iedereen een pauze: een altijd-aan digitale cultuur is uitputtend, dus het is belangrijk om te luisteren naar hoe werknemers het doen, hun werkdruk te beheren en rusttijd deel te laten uitmaken van de bedrijfscultuur;
• Creëer een cultuur waarin iedereen erbij hoort: zodat iedereen – of ze nu thuis, op kantoor of op een andere locatie werken – zich gesteund voelt en naar dezelfde doelen toewerkt;
• Creëer een optimale werknemerservaring, om respectievelijk toptalent aan te trekken en te behouden, een gelukkig en productief personeelsbestand te hebben en een goed merkimago te creëren en te behouden;
• Luister naar uw werknemers en verzamel voortdurend feedback: de gegevens zullen u helpen te begrijpen waarom uw strategie werkt en waarom niet. Daarnaast kunt u onmiddellijk actie kunnen ondernemen om eventuele problemen aan te pakken.