Wat is IT Lifecycle Management?
Met IT Lifecycle Management (ITLM) wordt een optimale inrichting van het proces van het verkrijgen, plannen, implementeren, beheren, onderhouden en afvloeien van digitale apparatuur bedoeld. Met andere woorden, bij ITLM gaat het om het totale levenscyclusbeheer van alle IT-hardware binnen een organisatie.
Welke fasen onderscheiden we binnen IT Lifecycle Management?
Een IT-levenscyclus kent voor organisaties die die digitale apparatuur gebruiken drie hoofdfasen: (i) het verkrijgen, (ii) het gebruiken en (iii) het afvloeien van digitale apparatuur. Het efficiënt kunnen managen van dit proces staat hierbij centraal. Hieronder worden deze drie fasen uitgebreid beschreven met bijbehorende stappen.
Fase 1: IT verkrijgen
De eerste fase omvat het verkrijgen van juiste IT apparatuur voor uw organisatie. Hierbij onderscheiden we vier onderdelen:
Inventarisatie
Allereerst begint het met een goede inventarisatie van de wensen en behoeften. Belangrijk is om te achterhalen welke toepassingen werknemers nodig hebben om hun werk optimaal uit te kunnen voeren. Niet iedere werknemer kan namelijk voorzien worden van dezelfde werkplek. Het opstellen van Buyer Persona’s kan daarom uitkomst bieden.
Wanneer duidelijk is wat de wensen en behoeften zijn van ieder type werknemer, kan er verder worden ingezoomd op de specificaties van benodigde devices. Ook de keuze van het merk en de leverancier is in deze fase belangrijk.
Financiering
Een vaak onderbelicht onderdeel bij het verkrijgen van IT apparatuur is de wijze waarop het gefinancierd wordt. Uiteraard kan apparatuur gekocht worden, maar toch er zijn ook andere mogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is operational lease, waarbij u strategisch kiest voor het betalen voor gebruik (CAPEX naar OPEX). In plaats van dat u de technologie aanschaft die u zich kunt veroorloven, kunt u hiermee gebruik maken van de technologie die u nodig heeft. Wat hiervan de voordelen zijn en hoe dit precies werkt lees u in onderstaande whitepaper.
ICT-Lease onder het vergrootglas
In deze whitepaper wordt ICT-Lease van verschillende kanten belicht zodat u zelf de afweging kunt maken of het verstandig is om als organisatie devices te leasen of te kopen.Toch kiezen steeds meer organisaties ervoor om volledig ontzorgd te worden, voor een vast bedrag per maand. Dit wordt ook wel Device as a Service genoemd. Hierover leest u meer in de laatste alinea van dit artikel.
Bestellen, plannen en uitgifte
Nadat duidelijk is geworden welke devices u wilt bestellen, waar u dat gaat doen en op welke wijze u dat gaat financieren, kan er besteld worden. Dit kan centraal door inkoop geregeld worden, maar het kan ook efficiënter worden ingericht door een bestel-, planning- & uitgifte portal te gebruiken. Afhankelijk van het IT-inkoopbeleid dat u voert, kunnen vooraf gedefinieerde devices klaar worden gezet waar werknemers uit kunnen kiezen. Met behulp van goed ingerichte autorisatieschema’s kan de bestelling vervolgens door de IT- of inkoopafdeling worden goedgekeurd. Een ander belangrijk van een dergelijk portaal is dat niet alle medewerkers tegelijkertijd hun device op komen halen.
Preparatie
Voordat devices aan werknemers uitgegeven kunnen worden is het belangrijk dat deze klaar worden gemaakt voor gebruik, ook wel preparatie genoemd. Bij werkplekken kunt u bijvoorbeeld denken aan zaken zoals imaging, asset tagging en CMDB-registratie. In het geval van smartphones zijn er nog meer operationele zaken waarover nagedacht moet worden, zoals het plaatsen van SIM-kaarten en screenprotectors.
Fase 2: IT gebruiken
De tweede fase in het IT Lifecycle Management proces is de gebruiksfase. Het doel is dat de eindgebruiker de gehele gebruiksperiode gewaarborgd is van een goed werkend device om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren. Een tweede doel is dat de IT-afdeling zo min mogelijk reactieve werkzaamheden hoeft uit te voeren. Hieronder staan een aantal belangrijke zaken waaraan gedacht kan worden.
Garantie en reparatie
Standaard wordt er een fabrieksgarantie afgegeven voor nieuwe apparatuur. Dat betekent dat wanneer een device defect raakt deze binnen de garantie kan worden afgehandeld. Daarmee is nog niet gewaarborgd dat een werknemer ongestoord zijn werk kan blijven uitvoeren. Daarom is het in vele gevallen wenselijk om een grijpvoorraad aan te leggen of om een aanvullende garantie af te sluiten.
Flexibiliteit
Vanwege voortdurende technologische ontwikkelingen, continu veranderende klantbehoeften en het welbekende mobiel werken zou er continu in IT geïnvesteerd moeten worden. Dat betekent ook dat er flexibiliteit nodig is om te vernieuwen wanneer dat nodig is en niet wanneer het budget dat toelaat. Zoals eerder aangegeven leent een operational lease of Device as a Service oplossing zich hier goed voor. Het kunnen op- en afschalen binnen de overeenkomst is een goed voorbeeld van deze flexibiliteit.
Fase 3: IT afvloeien
De laatste fase bestaat uit het afvloeien van gebruikte apparatuur. In essentie zijn hierbij drie hoofdonderdelen in het proces welke naadloos in elkaar moeten overvloeien: retourname, dataverwijdering en het duurzaam hergebruiken van apparatuur en/of materialen.
Retourname
Bij retourname van de apparatuur is het wederom belangrijk dat dit centraal wordt geregistreerd. Zo is direct duidelijk wie het device heeft gebruikt en wanneer deze is ingeleverd. Belangrijk om te weten is dat gebruikte apparatuur nagenoeg altijd een restwaarde heeft. Bij een operational lease of Device as a Service is het voordeel dat de restwaarde is verdisconteerd in de maandtermijnen en dat op voorhand de restwaarde verzilverd wordt. Dat betekent ook dat het restwaarderisico bij de leasemaatschappij ligt.
Dataverwijdering
De afgelopen jaren is er namelijk in toenemende mate bezorgdheid over cybercriminaliteit en datalekken. Mede door de komst van de AVG mogen gevoelige persoonsgegevens in geen enkel geval gelekt worden. Daarom is het voor organisaties van groot belang dat de data op een correcte wijze wordt verwijderd. De meest voorkomende manier van dataverwijdering is overschrijving. De hoeveelheid keren dat de gegevens overgeschreven moeten worden, hangt af van de gevoeligheid van de informatie. Standaard is dat gegevens twee of drie keer worden overschreven. Goede software hiervoor is die van Blancco.
Duurzaam hergebruiken
Volgens het Planbureau voor de Leefomgeving de mate van circulariteit gerelateerd aan de zogeheten R-ladder. Naast het repareren van devices die nog in gebruik zijn, is het bij de End-of-Life van apparatuur belangrijk om te kijken of producten nog hergebruikt kunnen worden. Indien dit niet meer mogelijk is kan dit product refurbished worden. Toch blijkt in sommige gevallen dat het opknappen van het product niet meer kan. Dan moet er gekeken worden naar de onderdelen die nog hergebruikt kunnen worden. Je spreekt dan ook wel over remanufacturing. Tot slot worden alle materialen die niet meer hergebruikt worden gerecycled zodat deze weer bij het fabriceren van nieuwe producten gebruikt kunnen worden. Materialen die ook niet meer gerecycled kunnen worden belanden in de verbrandingsoven, waarbij de warmte wordt gebruikt voor energieterugwinning.
Waarom is IT Lifecycle Management belangrijk?
Vanwege technologische vooruitgang en veeleisende softwaretoepassingen raakt IT-hardware vaak snel verouderd. Het optimaal inrichten van de IT levenscyclus zorgt ervoor dat uw organisatie het beste uit IT haalt door deze proactief te vernieuwen. In essentie zijn er vijf belangrijke pijlers waarom dit op bovenstaande wijze ingericht zou moeten worden.
1. Kosten besparing (TCO): gemiddeld bestaat slechts 20% van de IT-kosten uit aanschafkosten, terwijl 80% van de kosten in het gebruik liggen. Denk hierbij onder andere aan kosten voor support, downtime en onderhoud. Juist door apparatuur proactief te vernieuwen kan tot wel 24% op gebruikskosten bespaard worden.
Total Cost of Ownership: ICT kopen of financieren?
ICT kopen of financieren? Devices zo lang mogelijk inzetten of tijdig vernieuwen? Ontdek of u nog kunt besparen op de de Total Cost of Ownership.2. Betere beveiliging: zowel het up-to-date houden als het standaardiseren van hardware (en daarmee software) zorgt ervoor dat apparatuur eenvoudiger te beheren is. Daarnaast speelt dataverwijdering bij retourname van gebruikte apparatuur een belangrijke rol.
3. Productieve en gemotiveerde werknemers: het kunnen werken met nieuwe devices zorgt voor productieve en gemotiveerde werknemers. In plaats van dat wordt geklaagd over waarom IT niet werkt, is men blij met de apparatuur die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld en kunnen zij ongestoord hun werkzaamheden blijven uitvoeren.
4. Duurzaamheid: zowel het reduceren van E-waste als het minimaliseren van de Co2-uitstoot zijn belangrijke duurzaamheidsdoelstelling binnen organisaties. Een goed ingericht IT Lifecycle Management proces zou duurzaamheid in iedere fase van de levenscyclus terug moeten komen. Bij het verkrijgen van IT-apparatuur moet bijvoorbeeld gekeken worden naar energiezuinigheid en repareerbaarheid van devices, terwijl aan het einde van de gebruiksduur apparatuur een tweede leven krijgt of componenten worden hergebruikt.
5. Beheersbaarheid: het managen van werkplekken kan ongemerkt veel tijd in beslag nemen. Waar de IT-servicedesk het aantal tickets vaak al niet meer kan afhandelen, zorgt een goed ingericht IT Lifecycle Management proces (waarbij up-to-date hardware wordt gebruikt) ervoor dat er meer tijd overblijft om te focussen op de IT-strategie.
Aan de slag met IT Lifecycle Management (DaaS IT Now)
Een IT-levenscyclus kent voor eindgebruikers van digitale apparatuur drie hoofdfasen: (i) het verkrijgen, (ii) het gebruiken en (iii) het afvloeien van digitale apparatuur. Het efficiënt beheren van devices gedurende de levenscyclus is voor iedere organisatie essentieel en wordt in vele gevallen ook wel beschouwd als een voorwaarde voor een succesvol ICT-beleid. Bij een juiste invulling van het IT Lifecycle Management zouden organisaties in staat moeten zijn om:
- IT eenvoudig te verkrijgen;
- IT probleemloos te gebruiken;
- IT veilig en duurzaam te afvloeien;
- IT efficiënt te beheren.
Mastercom heeft zich vergaand gespecialiseerd in dit proces en ondersteunt organisaties bij het realiseren van deze doelstellingen. Met onze DaaS IT Now oplossing kunnen wij organisaties volwaardig of gedeeltelijk ondersteunen bij het inrichten van het IT lifecycle management proces. Lees hier meer over de mogelijkheden van DaaS IT Now.
