Een verouderde IT-infrastructuur: ‘Het is een kettingreactie van hoogoplopende kosten.’ (deel 1)

Als IT-manager heb je in een organisatie vaak te maken met verschillende belangen en is het de taak om al deze belangen zo goed mogelijk te behartigen. Je managementtaken en het IT-budget moeten nauwkeurig worden verdeeld over onderwerpen als beveiliging, efficiency en innovatie. Een budget wordt vaak uitgesmeerd over een langere periode, wat betekent dat de kleine projecten wel worden opgepakt en de grote projecten met een hoge impact juist niet. Jammer genoeg wordt er op die manier dus niet naar het grotere plaatje gekeken. Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van bedrijfskritische systemen, die essentieel zijn voor het functioneren van de organisatie. Omdat het vervangen van de systemen wordt uitgesteld, lopen de kosten voor het onderhoud van deze systemen alleen maar verder op terwijl een nieuwe IT-infrastructuur juist kan zorgen voor flinke kostenbesparingen. 

Hoe groot is dan de financiële impact op het behouden van deze verouderde infrastructuurmodellen?

Iedereen weet dat vele IT-systemen langer worden gebruikt dan in eerste instantie de bedoeling was. Toch zijn de technologische ontwikkelingen erg lastig te voorspellen. Maar dat de technologie vooruit raast, dat is wat zeker is. Hoe lang maak je bijvoorbeeld al gebruik van de cloud? Hoe groot zou de impact zijn als dit morgen zou verdwijnen? Vele technologieën en systemen maken zich in korte tijd onmisbaar, waardoor verouderde systemen hun waarde hebben verloren en juist steeds vaker een sta in de weg zijn voor de organisatie. In het eerste deel van dit blog bespreek ik welke drie impactvolle financiële gevolgen verouderde IT-infrastructuurmodellen hebben.

1. Hoge kosten voor beheer

“Er wordt geschat dat ongeveer de helft van ieder IT-budget wordt besteed aan het onderhouden van de IT-infrastructuur.”

Belangrijke bedrijfsprocessen zijn vaak afhankelijk van verouderde, complexe systemen binnen veel organisaties. Omdat de systemen zo complex zijn, heeft men door de jaren heen er veel wijzigingen in aangebracht. De kosten en de tijd die wordt besteed aan het beheer van deze systemen zijn hoog. Daarnaast is het systeem vaak foutgevoelig, omdat software is gecodeerd in een taal die niet meer wordt gebruikt en het systeem draait op besturingssysteem die niet meer wordt ondersteund. Vaak ontbreken bepaalde functionaliteiten, die het IT-personeel zelfstandig toevoegt waardoor het gehele systeem nog complexer wordt. Dit maakt het uitvoeren van updates nog lastiger en zorgt het ervoor dat in het systeem ergens een functie uitvalt. De schatting is dat ongeveer de helft van ieder IT-budget naar het onderhouden van de infrastructuur gaat.

2. Kennis van specialisten is nodig

Zoals hierboven is geschreven, gaat het vaak om complexe systemen die in de loop der tijd veel zijn aangepast en daardoor nog complexer zijn geworden. Hier is specialistische kennis voor nodig. Daarom is het steeds lastiger om goede werknemers te vinden met de juiste expertise. Omdat de systemen over het algemeen voor een lange tijd door dezelfde personen worden onderhouden, heeft het een grote impact als een werknemer deze de organisatie verlaat: veel kennis gaat hiermee verloren. Dit kan zorgen voor een kettingreactie in hoogoplopende kosten (denk hierbij aan het zoeken en/of het opleiden van de nieuwe werknemers).

3. Operationele inefficiëntie

Als eindgebruiker wil je werken met nieuwe applicaties en systemen, omdat die zorgen voor efficiëntie. Wanneer er wordt gewerkt met verouderde applicaties of systemen, heeft dit impact op de tijd maar ook op de motivatie van de medewerker. Een verouderd ERP- of CRM-systeem kan al zorgen voor de nodige vertraging. Denk hierbij aan het invoeren van leads, het invoeren van declaraties of het verwerken van een contract. Als een bepaalde applicatie traag reageert of zelfs helemaal niet beschikbaar is, kan je spreken van kostbaar tijdsverlies. Hetzelfde geldt voor verouderde hardware. Computers zijn traag en sloom en zorgen voor onnodig tijdsverlies. Uit onderzoek blijkt zelfs dat het een grote frustratie kan zijn voor medewerkers als de organisatie geen moderne applicaties en systemen heeft, het tot gevolgd heeft dat de werknemer de organisatie verlaat.

“Onderzoek wijst uit dat frustratie door het gebrek aan moderne applicaties en systemen een belangrijke reden is voor werknemers om de organisatie te verlaten.”

Het hebben van een goede up-to-date IT-infrastructuur is dus van groot belang. Er zijn nog vier financiële gevolgen die een grote impact hebben op je organisatie bij het hebben van een verouderde IT-infrastructuur. Dit wordt vervolgd in